Lieferabweichung im Salon: Fehlmengen, Schäden und falsche Varianten richtig erfassen
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Erhalten, körperlich vorhanden und verwendbar unterscheiden: eine praktische Eingangskontrolle mit fiktivem Mengenbeispiel und klarer Nachverfolgung.
Redaktion Prohaar Magazine · Geprüft am 21. Oktober 2026.
Stimmt eine Lieferung für deinen Salon nicht mit der Bestellung überein, zähle zuerst die tatsächlich eingetroffenen Artikel und halte ungeklärte Positionen getrennt. Vergleiche Bestellung, Lieferschein und eigene Zählung für jede genaue Ausführung. Erfasse Fehlmengen, beschädigte Stücke und falsche Varianten separat. Gib nur geprüfte, verwendbare Ware für Behandlungen oder Verkauf frei und übertrage den Abschluss der Erfassung einer verantwortlichen Person.
Entscheidend ist der Unterschied zwischen körperlich vorhanden und verwendbar. Eine beschädigte Flasche kann im Paket liegen; eine fehlende Flasche ist überhaupt nicht da. Beides vermindert die heute nutzbare Menge, muss aber unterschiedlich dokumentiert werden. Wer lediglich bestellte und verwendbare Stückzahlen voneinander abzieht, verliert diese Unterscheidung.
Dieser Ratgeber begleitet eine Lieferabweichung von der Entdeckung bis zum Abschluss. Alle Zahlenbeispiele sind ausdrücklich fiktiv. Sie stellen weder Lieferdaten noch tatsächliche Vorfälle bei Prohaar dar. Die Grundsätze lassen sich mit einer gemeinsamen Liste oder deiner bisherigen Bestandsverwaltung anwenden. Prüfe die Meldewege und Lieferantenvereinbarungen der jeweiligen Bestellung.
1. Prüfe die Lieferung, solange sie noch zusammengehört
Kontrolliere eingetroffene Ware, bevor sie auf Schränke und Behandlungsplätze verteilt wird. So bleiben Verpackungen, Artikel und Unterlagen derselben Lieferung zugeordnet. Wähle einen geeigneten Platz, an dem die Sendung erkennbar bleibt und den normalen Betrieb nicht behindert. Eine Person zählt; eine zweite kann eine festgestellte Abweichung nachprüfen. Das bedeutet nicht, dass beide dieselbe Lieferung unabhängig zum Bestand hinzufügen.
Notiere Datum, Bestellreferenz und erhaltene Pakete. Prüfe, ob die verfügbaren Versandinformationen eine Aufteilung der Bestellung zeigen. Zwölf bestellte Artikel können beispielsweise in mehreren Paketen eintreffen. Ist ein angekündigtes zweites Paket noch unterwegs, beschreibe den Eingang zunächst als unvollständig. Behaupte nicht ohne Prüfung, dass der Lieferant einen Artikel vergessen hat.
Halte neue Ware während der Kontrolle vom bisherigen Bestand unterscheidbar. Muss eine Kollegin oder ein Kollege bereits einen Artikel zum Arbeitsplatz mitnehmen, muss diese Entnahme in der Zählung nachvollziehbar bleiben. Sonst scheint ein korrekt eingetroffenes Stück später zu fehlen. Eine kurze Notiz mit Artikel, Menge und Zielort ist zuverlässiger als die spätere Erinnerung daran, wer beim Auspacken etwas mitgenommen hat.
Betrachte auch die Versandverpackung, ohne daraus eine abschließende Aussage über den Inhalt abzuleiten. Ein eingedrückter Karton und ein beschädigtes Produkt sind zwei getrennte Beobachtungen. Beschreibe den sichtbaren Zustand und sichere relevante Nachweise. Behandle auslaufende oder unsicher wirkende Artikel nach den zutreffenden Sicherheitshinweisen. Öffne, teste oder fülle sie nicht allein für ein Foto um.
2. Vergleiche denselben Artikel in derselben Zähleinheit
Eine Eingangskontrolle wird erst aussagekräftig, wenn klar ist, was eine Einheit bedeutet. Versandkarton, Verkaufspackung und einzelnes Teil können drei verschiedene Mengen darstellen. Schreibe die Einheit neben jede Zahl. „Vier erhalten“ ist unklar, wenn vier Packungen bestellt wurden, die zählende Person aber vier einzelne Stücke meint.
Verwende die Artikelreferenz zusammen mit Farbe, Größe und Packungsinhalt. Eine Marke oder vertraute Verpackung allein genügt nicht. Zwei Handschuhgrößen oder zwei Füllmengen eines Pflegeprodukts können sehr ähnlich aussehen. Vergleiche den Code der erhaltenen Ware mit der bestellten Ausführung. Ist er unlesbar oder weicht die Bezeichnung unerwartet ab, lasse die Position zur Klärung offen, statt selbst eine Zuordnung zu erfinden.
Ein fiktives Beispiel: Erwartet werden drei Packungen mit jeweils zwanzig Stück. Drei ungeöffnete Packungen bestätigen die beobachtete Packungsanzahl; sechzig Stück sind der insgesamt angegebene Inhalt. Halte nicht fest, dass sechzig einzelne Teile tatsächlich gezählt wurden, wenn nur drei Packungen geprüft wurden. Diese Unterscheidung hilft, falls sich später eine Packung als unvollständig erweist.
Öffne versiegelte oder hygienisch verpackte Artikel nicht allein für eine beliebig gewählte Stichprobe. Folge dem zutreffenden Annahmeverfahren und den Produktanweisungen. Dokumentiere genau, was geprüft wurde: Zahl der Packungen, passende Referenz, sichtbarer Zustand und angegebener Inhalt. Eine nicht durchgeführte Prüfung wird nicht als erledigt markiert.
Bei der Vorbereitung einer künftigen Bestellung kannst du die aktuellen Packungsangaben im Bereich Salon-Verbrauchsartikel vergleichen. Für eine gerade eintreffende Bestellung bleiben jedoch ihre eigenen Unterlagen der Bezugspunkt. Eine später geänderte Produktseite verändert nicht rückwirkend, was bestellt wurde.
3. Unterscheide Fehlmenge, Beschädigung und falsche Variante
Halte für jede Abweichung fest, was körperlich vorgefunden wurde. Ein fehlendes Stück ist nicht vorhanden. Ein beschädigtes Stück ist da, aber noch nicht zur Verwendung freigegeben. Ein falsch gelieferter Artikel ist eine andere Ausführung als erwartet. Erfasse ihn nicht stillschweigend unter der bestellten Artikelnummer, selbst wenn Preis oder Verpackung ähnlich sind.
Betrachte diese vollständig fiktive Lieferung: Bestellt wurden zwölf identische verpackte Artikel; auch der Lieferschein nennt zwölf. Du findest zehn unbeschädigte Artikel und einen beschädigten. Nach erneutem Prüfen bleibt das zwölfte Stück unauffindbar. Damit sind elf Stück körperlich vorhanden, zehn nach Prüfung verwendbar, eines beschädigt und eines fehlend. Zwischen bestellt und verwendbar liegen zwei Stück, die körperliche Fehlmenge beträgt aber nur eins.
| Angabe | Fiktive Menge | Bedeutung |
|---|---|---|
| Bestellt | 12 | Erwartete Menge laut Bestellung |
| Auf dem Lieferschein | 12 | Im Dokument angegebene Menge |
| Körperlich gefunden | 11 | 10 unbeschädigt + 1 beschädigt |
| Nach Prüfung verwendbar | 10 | Für den vorgesehenen Einsatz freigabefähig |
| Beschädigt, getrennt aufbewahrt | 1 | Vorhanden, aber noch nicht verwendbar |
| Nach Nachzählung fehlend | 1 | Bei diesem Eingang nicht gefunden |
Addiere nicht sämtliche Tabellenzeilen. Einige beschreiben dieselbe Ware aus unterschiedlichen Perspektiven. In den elf vorhandenen Stücken sind die zehn verwendbaren und das eine beschädigte bereits enthalten. Die Bestellung über zwölf ist eine Erwartung und kein zusätzlicher körperlicher Bestand.
Ein separates Beispiel: Du bestellst sechs schwarze Artikel, erhältst aber fünf schwarze und einen weißen. Körperlich sind insgesamt sechs Stück vorhanden. Trotzdem fehlt eines der bestellten schwarzen Stücke, während die weiße Ausführung geklärt werden muss. Schreibe beide Positionen auf. Der Eintrag „sechs erhalten“ allein versteckt die Variantenabweichung.
4. Dokumentiere so, dass eine andere Person den Fall versteht
Eine brauchbare Empfangsnotiz enthält Bestellreferenz, Datum, genaue Artikelnummer, Zähleinheit, bestellte Menge, Dokumentenmenge und tatsächliches Zählergebnis. Ergänze Zustand, Aufbewahrungsort der zurückgehaltenen Ware sowie die verantwortliche Person oder Rolle nach euren Arbeitsvereinbarungen. Vermerke außerdem eine erfolgte Nachzählung und noch erwartete Pakete.
Fotos sollen die konkrete Abweichung erklären: eine Übersicht der betroffenen gelieferten Artikel, eine lesbare Produktreferenz und den relevanten Schaden. Ordne die Bilder derselben Notiz zu. Fotografiere keine Kundschaft, Terminlisten oder personenbezogenen Informationen ohne Bezug zur Lieferung. Bewahre erforderliche Originalverpackungen und Dokumente auf, solange sie für die Beurteilung nötig sind und sicher gelagert werden können.
Formuliere eine Meldung sachlich. Ein Beispiel mit erfundenen Angaben lautet: „Bestellung BEISPIEL-01 umfasst zwölf Stück von Artikel A. Der Lieferschein nennt ebenfalls zwölf. Nach erneuter Kontrolle liegen zehn unbeschädigte und ein beschädigtes Stück vor; ein Stück wurde nicht gefunden. Der beschädigte Artikel wird getrennt aufbewahrt. Zählung, Produktreferenz und Fotos sind beigefügt. Bitte bestätigen Sie das weitere Vorgehen für das fehlende und das beschädigte Stück.“
Damit bittest du um eine konkrete Antwort, ohne Ursache oder Ergebnis zu erfinden. „Zwei Stück fehlen“ wäre in diesem Beispiel falsch. „Der Transporteur hat es beschädigt“ geht über eine Beobachtung hinaus, solange die Ursache nicht festgestellt wurde. Trenne bekannte Tatsachen, offene Fragen und die gewünschte Rückmeldung voneinander.
Bei einer Prohaar-Bestellung nutze den Kontakt zu Prohaar für Bestellfragen und die Angaben zu dieser Bestellung. Dieser Ratgeber legt keine allgemeine Meldefrist, automatische Erstattung oder garantierte Ersatzlieferung fest. Prüfe die geltenden Bedingungen und konkreten Anweisungen für den jeweiligen Fall.
5. Trenne erhalten, vorhanden, verwendbar und noch erwartet
Alle Mengen in einem einzigen Feld „Bestand“ zusammenzufassen macht die Erfassung nicht genauer. Beantworte vier Fragen getrennt: Wie viel wurde zu dieser Bestellung empfangen, wie viel liegt körperlich am Standort, wie viel ist nach Prüfung verwendbar und wie viel wird noch erwartet? Ein beschädigtes Stück kann bei den ersten beiden Mengen enthalten sein, während es beim verwendbaren Bestand ausgeschlossen bleibt.
Kehren wir zur fiktiven Lieferung mit zehn guten und einem beschädigten Artikel zurück. Angenommen, zuvor lagen fünf gute Stück im Schrank und während der Kontrolle wurde nichts verbraucht oder verkauft. Jetzt sind sechzehn Stück körperlich vorhanden: fünf bisherige plus elf neue. Fünfzehn sind verwendbar, eines wird beschädigt getrennt aufbewahrt. Was mit dem fehlenden zwölften Stück geschieht, bleibt noch zu klären.
Addiert deine Verwaltung automatisch alle zwölf bestellten Stück zu den fünf vorhandenen, zeigt sie siebzehn. Das passt nicht zur Beobachtung. Die notwendige Berichtigung hängt davon ab, was das jeweilige Feld bedeutet. Der körperliche Gesamtbestand beträgt sechzehn, der verwendbare Bestand fünfzehn. Ohne Kenntnis der Feldbedeutung lässt sich deshalb nicht pauschal „überall zwei abziehen“ empfehlen.
Lass eine mit der Verwaltung vertraute Person feststellen, wo der Fehler entstanden ist: im ursprünglichen Wareneingang, bei der Zuordnung der Variante, bei einer Umlagerung oder in einem getrennten Verfügbarkeitsstatus. Wer den Eingang berichtigt und anschließend noch eine allgemeine Bestandskorrektur ausführt, kann dieselbe Fehlmenge doppelt berücksichtigen. Prüfe daher den bisherigen Vorgang und das erwartete Endergebnis vor einer Änderung.
Die allgemeine Darstellung von Bestandsfehlern beim Wareneingang und Variantenverwechslungen verdeutlicht den Unterschied zwischen Zählen und korrektem Erfassen. Deine eigene Verwaltung kann andere Bezeichnungen und Möglichkeiten haben. Dieser Ratgeber setzt keine bestimmte App, automatische Verbindung oder ein separates Prohaar-Lager voraus.
6. Übertrage Korrektur und Nachverfolgung einer Person
Gib der Abweichung eine erkennbare Referenz und benenne eine verantwortliche Person. Sie sammelt das Zählergebnis, bewahrt die Antwort des Lieferanten auf und prüft, ob die entsprechende Berichtigung bereits ausgeführt wurde. Andere können Informationen ergänzen, beginnen aber nicht aufgrund einer separaten E-Mail oder mündlichen Nachricht dieselbe Korrektur noch einmal.
Notiere vor der Änderung den betreffenden Wert und seine Bedeutung. Halte anschließend fest, welcher Vorgang ausgeführt wurde, warum, von wem und mit welchem Ergebnis. Verweise auf die bestehende Lieferabweichung. Lösche die ursprüngliche Beobachtung nicht, damit die Unterlagen ordentlicher aussehen. Später muss nachvollziehbar bleiben, warum zwölf bestellt, elf körperlich empfangen und zunächst zehn verwendbar waren.
Eine kurze Ergebniskontrolle ist hilfreicher als ein Erfolgssymbol: Entspricht die verwendbare Menge der geprüften Ware, ist das beschädigte Stück weiterhin eindeutig erkennbar und wird die Fehlmenge nicht gleichzeitig als erhalten und noch unterwegs gezählt? Prüfe auch, ob mehrere Arbeitsplätze dieselbe Korrektur vorgenommen haben, obwohl nur ein gemeinsamer Wareneingang betroffen war.
Bestandsverwaltungen können doppelte Erfassungen durch eigene Kontrollen verhindern, wie die Dokumentation zum Zählen und Berichtigen von Beständen beispielhaft zeigt. Unterstelle eine solche Absicherung nicht für eure eigene Vorgehensweise. Auch bei einer gemeinsamen Liste muss klar sein, wer die Position abschließend bearbeitet.
Trifft das fehlende Stück später ein, erfasse den neuen Eingang zur ursprünglichen Bestellung und prüfe den Artikel erneut. Im fiktiven Beispiel steigt die verwendbare Menge von fünfzehn auf sechzehn, sofern zwischenzeitlich keine anderen Bestandsbewegungen stattfanden. Das beschädigte Stück wird dadurch nicht verwendbar. Es bleibt ein eigener Bestandteil des Falls.
7. Schließe die Abweichung ab, bevor du die Einkaufsplanung änderst
Eine Lieferabweichung ist erledigt, wenn tatsächliche Ware, relevante Aufzeichnungen und vereinbartes weiteres Vorgehen zusammenpassen. Eine Lieferantenantwort allein ist nicht immer der Abschluss. Ein angekündigter Ersatz kann noch unterwegs sein, eine vereinbarte Rücksendung ausstehen oder eine Berichtigung noch überprüft werden müssen.
Führe deshalb eine kurze Nachverfolgung: Was ist noch offen, wer handelt und wann wird der Stand erneut geprüft? Verwende einen tatsächlich vereinbarten oder intern festgelegten Kontrolltermin. Stelle ihn nicht als allgemeingültige gesetzliche Frist dar. Nachweise einer späteren Anlieferung oder Rücksendung gehören zum selben Fall.
Beeinträchtigt ein Fehlbestand geplante Behandlungen, beurteile die vorhandenen geeigneten Materialien nach eurem üblichen Salonverfahren. Ein ähnliches Produkt oder eine falsche Variante ist nicht automatisch ein passender Ersatz. Ändere kein Anwendungsprotokoll, um eine Bestandsabweichung zu verbergen. Kläre zuerst, was wirklich einsetzbar ist, und erstelle anschließend einen umsetzbaren Plan.
Die nächste Einkaufsmenge zu berechnen ist eine separate Aufgabe. Dabei hilft der Ratgeber zum Meldebestand anhand von Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit. Den regelmäßigen Abgleich von Zählung und offenen Bestellungen behandelt der Beitrag zum monatlichen Bestandsabschluss. Kläre zuerst den konkreten Eingang. Ein größerer Einkaufspuffer repariert keine falsche Wareneingangserfassung.
8. Häufige Fragen zu abweichenden Salonlieferungen
Beweist der Lieferschein die tatsächlich erhaltene Stückzahl?
Er nennt die Menge laut Dokument. Deine eigene Kontrolle stellt fest, was vorgefunden wurde. Vergleiche beides mit derselben Artikelreferenz und Zähleinheit und lasse eine mögliche Abweichung sichtbar.
Sind zwei nicht verwendbare Stücke gleichbedeutend mit zwei fehlenden?
Nein. Ein vorhandenes beschädigtes und ein fehlendes Stück ergeben zwei nicht einsetzbare Exemplare, aber nur eine körperliche Fehlmenge von einem Stück. Erfasse Zustand und fehlende Menge getrennt.
Darf eine andere Farbe unter der bestellten Artikelnummer zählen?
Nicht so, als wäre die bestellte Ausführung eingetroffen. Dokumentiere die tatsächlich erhaltene Variante und lasse Annahme oder weiteres Vorgehen bis zur Klärung offen. Sonst verschwindet der Fehlbestand der richtigen Variante in einer Gesamtzahl.
Soll beschädigte Ware aus jeder Übersicht verschwinden?
Nein. Sie kann körperlich vorhanden bleiben, ohne für Verwendung oder Verkauf verfügbar zu sein. Halte Menge, Ort und Status nachvollziehbar, bis der vereinbarte nächste Schritt abgeschlossen ist.
Was tun, wenn bereits die ganze Bestellung eingebucht wurde?
Prüfe den ursprünglichen Vorgang und die Bedeutung der Bestandsfelder. Eine verantwortliche Person führt die passende Berichtigung aus und vergleicht das Ergebnis mit der Zählung. Füge nicht automatisch eine zweite Korrektur derselben Differenz hinzu.
Wie verhindere ich eine doppelt erfasste Nachlieferung?
Ordne sie der ursprünglichen Bestellung und offenen Menge zu. Prüfe bisherige Eingänge, zähle die neue Ware und erfasse einen tatsächlichen Zugang. Schließe anschließend die betreffende offene Position nach eurer Verwaltungspraxis.
9. Nutze eine kurze, verständliche Reihenfolge
Gehe so vor: Bestellung identifizieren, genaue Ausführung in der passenden Einheit zählen, verwendbare und ungeklärte Ware trennen, Abweichung dokumentieren, weiteres Vorgehen abstimmen und eine abgeschlossene Erfassung prüfen. So erkennt die nächste Person den Ablauf, ohne ihn aus verstreuten Nachrichten zusammensetzen zu müssen.
Stelle bei der nächsten Lieferung eine praktische Frage: „Kann jemand anderes aus dieser Notiz erkennen, was bestellt, erhalten, verwendbar und noch offen ist?“ Wenn ja, hast du eine belastbare Grundlage für die Salonplanung und ein sachliches Gespräch über die Bestellung.