Voorraadverschil na een salonlevering: ontbrekende en beschadigde artikelen juist vastleggen
- 14 min lezen
Maak onderscheid tussen ontvangen, aanwezig en bruikbaar. Een praktische ontvangstcontrole met een fictief rekenvoorbeeld en duidelijke vervolgstappen.
Redactie Prohaar Magazine · Gecontroleerd op 21 oktober 2026.
Klopt een levering voor je salon niet, tel dan eerst wat werkelijk is aangekomen en houd afwijkende artikelen apart. Vergelijk per exacte uitvoering de bestelling, de pakbon en je eigen telling. Noteer ontbrekende stuks, beschadigde stuks en verkeerde varianten afzonderlijk. Geef alleen gecontroleerde, bruikbare artikelen vrij voor verkoop of behandelingen en laat één verantwoordelijke de registratie afhandelen.
Het belangrijke verschil is dat aanwezig niet hetzelfde betekent als bruikbaar. Een beschadigde fles kan wel in de doos liggen, terwijl een ontbrekende fles er helemaal niet is. Beide verminderen wat je vandaag kunt inzetten, maar vragen om een andere registratie. Wie alleen het verschil tussen besteld en bruikbaar opschrijft, verliest dat onderscheid.
Hieronder werk je één ontvangstverschil van ontdekking tot afsluiting uit. De aantallen in de voorbeelden zijn uitdrukkelijk fictief; het zijn geen leveringsgegevens of incidenten van Prohaar. De werkwijze is bruikbaar met een eenvoudige lijst of je eigen voorraadadministratie. Concrete meldprocedures en afspraken met de leverancier controleer je bij de betreffende bestelling.
1. Maak van de ontvangst één afgebakend controlemoment
Controleer de binnengekomen levering voordat de inhoud over kasten en behandelplekken wordt verdeeld. Zo blijven verpakking, artikelen en documenten bij dezelfde ontvangst horen. Kies een geschikte plek waar de goederen herkenbaar blijven en het gewone werk niet hinderen. Eén persoon telt; een tweede kan een geconstateerd verschil opnieuw controleren. Dat is iets anders dan twee personen onafhankelijk dezelfde levering laten toevoegen aan de voorraad.
Noteer de datum, de bestelreferentie en welke pakketten je hebt ontvangen. Bekijk of de bestelling volgens de beschikbare informatie in meerdere delen komt. Een bestelling van twaalf artikelen kan bijvoorbeeld over meer dan één pakket verdeeld zijn. Zolang een aangekondigd tweede pakket nog onderweg is, beschrijf je de situatie als een nog onvolledige ontvangst; je stelt niet zonder controle vast dat de leverancier iets is vergeten.
Houd nieuwe goederen gedurende de controle herkenbaar gescheiden van bestaande voorraad. Als een collega alvast een artikel nodig heeft, moet die uitgifte bij de telling te volgen zijn. Anders lijkt een correct ontvangen exemplaar later te ontbreken. Een korte notitie met artikel, aantal en bestemming voorkomt dat je moet reconstrueren wie tijdens het uitpakken iets heeft meegenomen.
Bekijk ook de buitenverpakking, maar trek daaruit geen definitieve conclusie over de inhoud. Een ingedeukte doos en een beschadigd product zijn twee afzonderlijke waarnemingen. Beschrijf wat je ziet en leg relevante schade vast. Behandel lekkende of onveilig ogende artikelen volgens hun toepasselijke veiligheidsinstructies; ga ze niet voor de foto openmaken, testen of overgieten.
2. Vergelijk hetzelfde artikel in dezelfde teleenheid
Een ontvangstcontrole wordt pas betrouwbaar wanneer duidelijk is wat je telt. Een doos, een verpakking en één los onderdeel kunnen drie verschillende eenheden zijn. Schrijf daarom bij elk aantal de eenheid. “Vier ontvangen” zegt weinig wanneer op de bestelling vier verpakkingen staan en de ontvanger vier losse stuks bedoelt.
Gebruik de productreferentie, kleur, maat en verpakkingsinhoud samen. Alleen een merknaam of een herkenbare verpakking is onvoldoende: twee maten handschoenen of twee inhoudsmaten van een verzorgingsproduct kunnen vrijwel dezelfde presentatie hebben. Controleer de code op het ontvangen artikel tegen de bestelde uitvoering. Is een code onleesbaar of wijkt de benaming af, zet de regel op te controleren in plaats van zelf een koppeling te verzinnen.
Een fictief voorbeeld: je verwacht drie verpakkingen met twintig stuks per verpakking. Drie ongeopende verpakkingen vormen dan de waargenomen verpakkingshoeveelheid; de opgegeven totale inhoud is zestig stuks. Schrijf niet dat zestig losse stuks daadwerkelijk zijn geteld wanneer je uitsluitend drie verpakkingen hebt gezien. Dat onderscheid is nuttig als later blijkt dat een verpakking incompleet is.
Open verzegelde of hygiënisch verpakte artikelen niet uitsluitend om een willekeurige steekproef te doen. Volg de toepasselijke ontvangstprocedure en productinstructies. Je kunt vastleggen welke controles wel zijn uitgevoerd: aantal verpakkingen, juiste referentie, zichtbare conditie en de vermelde inhoud. Een niet uitgevoerde controle krijgt geen vinkje.
Voor het voorbereiden van een volgende bestelling kun je de actuele verpakkingen in de salonverbruiksartikelen vergelijken. Gebruik voor de ontvangst van een bestaande order echter de bijbehorende bestelgegevens. Een later gewijzigde productkaart herschrijft niet wat destijds is besteld.
3. Splits ontbrekend, beschadigd en verkeerd geleverd
Maak voor iedere afwijking zichtbaar wat je fysiek hebt gevonden. Een ontbrekend exemplaar is niet aanwezig. Een beschadigd exemplaar is aanwezig maar nog niet vrijgegeven voor gebruik. Een verkeerd geleverd exemplaar is een andere uitvoering dan je verwachtte. Die laatste mag niet stilzwijgend onder de bestelde productreferentie worden geboekt, ook niet wanneer de prijs of verpakking sterk lijkt.
Neem dit volledig fictieve voorbeeld: besteld zijn twaalf identieke verpakte artikelen en de pakbon vermeldt er ook twaalf. Je vindt tien onbeschadigde artikelen en één beschadigd artikel. Na hercontrole is het twaalfde niet gevonden. Dan zijn elf artikelen aanwezig, tien bruikbaar na controle, één beschadigd en één ontbrekend. Het verschil tussen besteld en bruikbaar is twee, maar het fysieke tekort is één.
| Gegeven | Fictief aantal | Betekenis |
|---|---|---|
| Besteld | 12 | Verwachting volgens de bestelling |
| Op de pakbon | 12 | Hoeveelheid volgens het document |
| Fysiek aangetroffen | 11 | 10 onbeschadigd + 1 beschadigd |
| Na controle bruikbaar | 10 | Kan voor het bedoelde gebruik worden vrijgegeven |
| Beschadigd, apart gehouden | 1 | Wel aanwezig, nog niet bruikbaar |
| Ontbrekend na hercontrole | 1 | Niet aangetroffen in deze ontvangst |
Tel de regels van deze tabel niet allemaal bij elkaar op. Sommige beschrijven dezelfde artikelen vanuit een andere vraag. De elf aanwezige stuks bestaan al uit de tien bruikbare en de ene beschadigde. De bestelling van twaalf is een verwachting en geen extra fysieke voorraad.
Stel in een afzonderlijk voorbeeld dat je zes zwarte exemplaren bestelt, maar vijf zwarte en één witte ontvangt. Dan is het totale fysieke aantal zes. Toch ontbreekt één van de bestelde zwarte exemplaren en ligt er één witte uitvoering die moet worden uitgezocht. Schrijf beide regels op. Alleen “zes ontvangen” laat de verkeerde variant verdwijnen uit het dossier.
4. Leg het verschil vast zodat iemand anders het kan begrijpen
Een bruikbare ontvangstnotitie bevat de bestelreferentie, datum, exacte artikelcode, teleenheid, bestelde hoeveelheid, hoeveelheid op het document en je feitelijke telling. Voeg de conditie, de plaats waar afwijkende goederen worden bewaard en de naam of rol van de controleur toe volgens je eigen werkafspraken. Vermeld ook of een tweede telling heeft plaatsgevonden en welke andere pakketten nog worden verwacht.
Maak foto's die de concrete afwijking laten zien: een overzicht van de betreffende ontvangen artikelen, een leesbare productcode en de relevante schade. Koppel die beelden aan dezelfde notitie. Fotografeer geen klanten, afsprakenlijsten of gegevens die niets met de levering te maken hebben. Bewaar de oorspronkelijke relevante verpakking en documenten zolang die nodig zijn voor beoordeling en zolang dat veilig kan.
Formuleer een melding feitelijk. Een voorbeeld met verzonnen gegevens luidt: “Bij bestelling VOORBEELD-01 staat artikel A in twaalf stuks. De pakbon vermeldt twaalf. Wij hebben na hercontrole tien onbeschadigde stuks en één beschadigd stuk aangetroffen; één stuk is niet gevonden. Het beschadigde artikel staat apart. Bijgevoegd zijn de telling, productreferentie en foto's. Kunt u bevestigen welke vervolgstap voor het ontbrekende en het beschadigde artikel wordt afgesproken?”
Daarmee vraag je om een concrete reactie zonder een oorzaak of uitkomst te verzinnen. “Er ontbreken twee stuks” zou in dit voorbeeld onjuist zijn. “De vervoerder heeft het kapotgemaakt” gaat verder dan een waarneming wanneer je dat niet hebt vastgesteld. Houd feiten, vermoedens en de gewenste vervolgstap zichtbaar uit elkaar.
Gaat het om een bestelling bij Prohaar, gebruik dan contact met Prohaar over je bestelling en de informatie die bij die bestelling hoort. Dit artikel legt geen algemene claimtermijn, automatische vergoeding of gegarandeerde vervanging vast. Controleer de toepasselijke voorwaarden en concrete instructies voor de betreffende situatie.
5. Scheid ontvangen, aanwezig, bruikbaar en nog onderweg
De telling wordt niet beter door ieder getal in één veld “voorraad” samen te drukken. Houd vier vragen apart: hoeveel is voor deze order ontvangen, hoeveel ligt fysiek op de locatie, hoeveel is na controle bruikbaar en hoeveel wordt nog verwacht? Een beschadigd artikel kan bij de eerste twee vragen meetellen terwijl het bij bruikbaar uitgesloten blijft.
Gebruik opnieuw de fictieve levering met tien goede en één beschadigd artikel. Stel dat er vóór aankomst vijf goede exemplaren lagen en dat er tijdens de controle niets wordt verbruikt of verkocht. Na de ontvangst liggen er zestien exemplaren fysiek: vijf bestaande plus elf nieuwe. Daarvan zijn vijftien bruikbaar en staat één beschadigd exemplaar apart. Daarnaast wordt nog uitgezocht wat er met het ontbrekende twaalfde exemplaar gebeurt.
Als jouw administratie automatisch de bestelde twaalf bij de vijf bestaande optelt, verschijnt er zeventien. Dat getal past niet bij de waarneming. Welke correctie nodig is, hangt af van wat dat veld betekent. Voor een fysiek totaal is zestien het uitgangspunt; voor de bruikbare hoeveelheid vijftien. Je kunt dus niet zonder veldbetekenis zeggen dat overal “min twee” moet worden ingevoerd.
Laat een persoon die de administratie kent bepalen waar de fout ontstond: in de ontvangstregistratie, de variantkoppeling, een overplaatsing of een aparte beschikbaarheidsstatus. Een correctie van de oorspronkelijke ontvangst en een tweede algemene voorraadcorrectie kunnen hetzelfde tekort dubbel verwerken. Bekijk daarom de eerdere handeling en het verwachte eindresultaat voordat je iets wijzigt.
De principes van voorraadfouten bij ontvangst en verkeerde varianten ondersteunen het onderscheid tussen tellen en correct vastleggen. De benamingen en mogelijkheden van jouw administratie kunnen verschillen. Deze gids veronderstelt geen specifieke app, automatische koppeling of afzonderlijk magazijn van Prohaar.
6. Laat één verantwoordelijke de correctie en het vervolg bewaken
Geef iedere afwijking één herkenbare referentie en één verantwoordelijke. Die verzamelt de telling, bewaart de reactie van de leverancier en controleert of de administratieve handeling al is uitgevoerd. Een collega mag informatie toevoegen, maar start niet opnieuw dezelfde correctie vanuit een losse e-mail of mondeling bericht.
Noteer vóór de wijziging het relevante aantal en de betekenis daarvan. Leg daarna vast welke handeling is gedaan, waarom, door wie en met welk resultaat. Verwijs naar het bestaande ontvangstverschil. Verwijder de oorspronkelijke waarneming niet om het overzicht mooier te maken. Iemand die het dossier later leest, moet kunnen volgen waarom de order twaalf vermeldt, de fysieke ontvangst elf was en er aanvankelijk tien bruikbaar waren.
Een eenvoudige controle na de handeling is effectiever dan vertrouwen op een groen vinkje: komt de bruikbare hoeveelheid overeen met de gecontroleerde goederen, staat het beschadigde artikel nog herkenbaar apart en is de ontbrekende hoeveelheid niet tegelijk als ontvangen én onderweg geteld? Kijk ook of dezelfde correctie bij meerdere werkplekken is toegepast terwijl het om één centrale ontvangst ging.
Administraties kunnen controles tegen dubbele registraties ondersteunen, zoals beschreven in de documentatie over voorraad tellen en corrigeren. Maak daar geen aanname over je eigen werkwijze van. Ook met een gedeelde lijst moet duidelijk zijn welke persoon de regel definitief afrondt.
Komt het ontbrekende exemplaar later alsnog aan, leg die nieuwe ontvangst vast tegen dezelfde oorspronkelijke bestelling en controleer het artikel opnieuw. In het fictieve voorbeeld stijgt de bruikbare hoeveelheid van vijftien naar zestien, zolang er tussentijds geen andere beweging is geweest. De beschadigde eenheid wordt daardoor niet vanzelf bruikbaar; dat blijft een afzonderlijk onderdeel van het dossier.
7. Sluit het incident af zonder de voorraadplanning ermee te verwarren
Een ontvangstverschil is afgerond wanneer de feitelijke goederen, de relevante registraties en de afgesproken vervolgstap op elkaar aansluiten. Alleen een antwoord van de leverancier is niet altijd het eindpunt: een aangekondigde vervanging kan nog onderweg zijn, een afgesproken retour moet nog plaatsvinden of een administratieve correctie moet nog worden gecontroleerd.
Werk daarom met een korte opvolgregel: wat is nog open, wie onderneemt actie en wanneer wordt de stand opnieuw bekeken? Gebruik een werkelijk afgesproken of intern gekozen controlemoment. Presenteer dat niet als een universele wettelijke termijn. Bewaar bewijs van een eventuele vervolgontvangst of terugzending bij hetzelfde dossier.
Als een tekort gevolgen heeft voor geplande behandelingen, beoordeel dan de beschikbare, geschikte benodigdheden volgens de normale salonwerkwijze. Een bijna gelijk product of verkeerde variant wordt niet automatisch een geschikt alternatief. Pas geen gebruiksprotocol aan om een administratief tekort te verbergen. Controleer eerst wat werkelijk inzetbaar is en maak daarna een haalbare afspraak.
De volgende bestelling berekenen is een afzonderlijke taak. De gids over bestelpunten op basis van verbruik en aanvultijd helpt daarbij. Voor de periodieke aansluiting van telling en lopende orders kun je verder met de maandvoorraad afsluiten. Los het concrete ontvangstverschil eerst op; een hogere bestelbuffer repareert geen verkeerde ontvangstregistratie.
8. Veelgestelde vragen over afwijkingen bij een salonlevering
Bevestigt de pakbon hoeveel ik werkelijk heb ontvangen?
De pakbon vermeldt een hoeveelheid volgens het document. Je eigen controle stelt vast wat je aantreft. Vergelijk beide met dezelfde artikelreferentie en teleenheid en houd een eventueel verschil zichtbaar.
Zijn twee onbruikbare artikelen hetzelfde als twee ontbrekende artikelen?
Nee. Eén beschadigd aanwezig artikel en één ontbrekend artikel geven samen twee niet inzetbare exemplaren, maar slechts één fysiek tekort. Registreer de conditie en de ontbrekende hoeveelheid afzonderlijk.
Mag een verkeerde kleur onder de bestelde code worden geteld?
Nee, niet alsof de bestelde uitvoering is ontvangen. Noteer de werkelijk aangetroffen variant en houd de vraag over acceptatie of vervolg open. Anders ontstaat een tekort bij de juiste variant dat in een totaalaantal verborgen blijft.
Moet beschadigde voorraad uit ieder overzicht verdwijnen?
Nee. Het artikel kan fysiek aanwezig blijven terwijl het niet beschikbaar is voor gebruik of verkoop. Houd de hoeveelheid, locatie en status traceerbaar totdat de afgesproken vervolgstap is uitgevoerd.
Wat doe ik wanneer iemand de volledige bestelling al heeft ingeboekt?
Controleer de oorspronkelijke registratie en de betekenis van de voorraadvelden. Laat één verantwoordelijke de juiste handeling uitvoeren en het eindresultaat vergelijken met de telling. Voer niet daarnaast automatisch nog een tweede correctie voor hetzelfde verschil uit.
Hoe voorkom ik dat een nalevering dubbel wordt toegevoegd?
Koppel haar aan de oorspronkelijke order en de openstaande hoeveelheid. Controleer wat al als ontvangen is geregistreerd, tel de nieuwe goederen en leg één daadwerkelijke ontvangst vast. Sluit daarna de betreffende open regel af volgens je eigen administratie.
9. Gebruik een korte ontvangstvolgorde die iedereen begrijpt
Werk in deze volgorde: identificeer de bestelling, tel per exacte uitvoering en eenheid, splits bruikbaar en afwijkend, leg het verschil vast, stem de vervolgstap af en controleer één afgeronde registratie. Daarmee blijft zichtbaar wat er werkelijk is gebeurd en hoeft de volgende collega geen verschil uit losse berichten te reconstrueren.
Begin bij je volgende levering met één eenvoudige vraag: “Kan iemand anders uit deze notitie afleiden wat besteld, ontvangen, bruikbaar en nog open is?” Als het antwoord ja is, heb je een bruikbaar vertrekpunt voor zowel de salonplanning als het contact over de bestelling.