Écart de livraison au salon : bien noter les manquants, dommages et mauvaises variantes
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Distinguez reçu, présent et utilisable. Une méthode de réception concrète avec un exemple chiffré fictif et un suivi clair jusqu’à la clôture.
Rédaction Prohaar Magazine · Vérifié le 21 octobre 2026.
Si une livraison destinée au salon ne correspond pas à la commande, comptez d'abord ce qui est réellement arrivé et gardez à part les articles à clarifier. Comparez la commande, le bon de livraison et votre propre comptage pour chaque variante exacte. Distinguez les pièces manquantes, les pièces abîmées et les mauvaises références. Ne rendez disponibles pour les soins ou la vente que les articles contrôlés et utilisables, puis confiez la clôture du dossier à une personne responsable.
La distinction essentielle sépare ce qui est physiquement présent de ce qui est utilisable. Un flacon endommagé peut se trouver dans le colis ; un flacon manquant n'y est pas. Les deux situations réduisent la quantité utilisable aujourd'hui, mais demandent des écritures différentes. Noter seulement l'écart entre quantité commandée et quantité utilisable fait disparaître cette différence.
Ce guide suit un écart de réception depuis sa découverte jusqu'à sa clôture. Tous les nombres employés dans les exemples sont explicitement fictifs : ils ne décrivent ni des livraisons ni des incidents réels de Prohaar. Vous pouvez appliquer ces principes avec une liste partagée ou votre suivi de stock habituel. Vérifiez la procédure de signalement et les accords du fournisseur pour la commande concernée.
1. Contrôlez la livraison avant de la répartir dans le salon
Vérifiez les articles reçus avant de les distribuer dans les placards et aux postes de soin. Les emballages, produits et documents restent ainsi rattachés à la même réception. Choisissez un endroit adapté où la livraison demeure identifiable sans gêner le travail. Une personne compte ; une seconde peut vérifier un écart constaté. Cela ne signifie pas que chacune doit ajouter séparément la même livraison au stock.
Notez la date, la référence de commande et les colis reçus. Consultez les informations disponibles sur un éventuel envoi en plusieurs parties. Une commande de douze articles peut arriver dans plusieurs colis. Si un deuxième paquet annoncé est encore en route, décrivez d'abord une réception incomplète. Ne concluez pas sans vérification que le fournisseur a oublié un produit.
Gardez les nouveaux articles distincts du stock antérieur pendant le contrôle. Si une collègue ou un collègue doit déjà prendre un produit pour son poste, cette sortie doit rester visible dans le comptage. Sinon, une pièce correctement reçue semblera manquer plus tard. Une courte note avec l'article, la quantité et la destination évite de reconstituer de mémoire qui a pris quelque chose pendant le déballage.
Examinez aussi l'emballage extérieur, sans le considérer comme une preuve définitive de l'état du contenu. Un carton enfoncé et un produit abîmé sont deux observations différentes. Décrivez ce que vous voyez et conservez les éléments utiles. Manipulez un article qui fuit ou paraît dangereux selon les consignes de sécurité applicables ; ne l'ouvrez pas, ne le testez pas et ne le transvasez pas uniquement pour prendre une photo.
2. Comparez le même article dans la même unité
Un contrôle de réception devient pertinent lorsque l'unité de comptage est claire. Un carton d'expédition, un conditionnement commercial et une pièce individuelle peuvent représenter trois quantités différentes. Ajoutez l'unité à chaque nombre. « Quatre reçus » reste ambigu si la commande prévoit quatre paquets et que la personne compte quatre pièces isolées.
Associez la référence à la couleur, à la taille et au contenu du conditionnement. Une marque ou un emballage familier ne suffit pas. Deux tailles de gants ou deux contenances d'un soin peuvent avoir une présentation très proche. Comparez le code reçu à la variante commandée. Si le code est illisible ou si l'intitulé diffère de manière inattendue, laissez la ligne à identifier plutôt que d'inventer une correspondance.
Exemple fictif : vous attendez trois paquets de vingt pièces. Trois paquets fermés constituent le nombre de conditionnements observés ; soixante pièces représentent leur contenu total annoncé. N'écrivez pas que soixante pièces individuelles ont réellement été comptées si vous avez seulement vérifié trois paquets. La distinction devient utile lorsqu'un conditionnement se révèle ensuite incomplet.
Ne rompez pas les scellés et n'ouvrez pas un emballage hygiénique uniquement pour effectuer un contrôle aléatoire improvisé. Suivez la procédure de réception et les instructions du produit. Indiquez précisément les vérifications réalisées : nombre de paquets, référence correcte, état visible et contenu annoncé. Un contrôle non effectué ne doit pas être marqué comme accompli.
Pour préparer une prochaine commande, vous pouvez comparer les conditionnements actuels dans les consommables pour salon. Pour réceptionner une commande déjà passée, ses propres documents restent toutefois la référence. Une fiche produit modifiée ultérieurement ne change pas ce qui avait été commandé.
3. Distinguez les manquants, les dommages et les mauvaises variantes
Pour chaque écart, notez ce que vous avez physiquement trouvé. Une pièce manquante est absente. Une pièce abîmée est présente, mais n'a pas été libérée pour utilisation. Un article erroné correspond à une autre variante que celle attendue. Ne l'enregistrez pas discrètement sous la référence commandée, même si son prix ou son emballage semble similaire.
Prenons une livraison entièrement fictive : douze articles emballés identiques ont été commandés, et le bon en annonce également douze. Vous trouvez dix articles intacts et un article abîmé. Un second contrôle ne permet pas de retrouver le douzième. Le résultat est donc onze pièces présentes, dix utilisables après contrôle, une abîmée et une manquante. L'écart entre commandé et utilisable est de deux ; le manque physique est d'une seule pièce.
| Information | Quantité fictive | Signification |
|---|---|---|
| Commandé | 12 | Quantité attendue selon la commande |
| Sur le bon de livraison | 12 | Quantité indiquée par le document |
| Physiquement trouvé | 11 | 10 intacts + 1 abîmé |
| Utilisable après contrôle | 10 | Peut être libéré pour l'usage prévu |
| Abîmé, conservé à part | 1 | Présent, mais pas encore utilisable |
| Manquant après recomptage | 1 | Non trouvé lors de cette réception |
N'additionnez pas toutes les lignes du tableau. Certaines décrivent les mêmes articles sous un autre angle. Les onze pièces présentes comprennent déjà les dix utilisables et celle qui est abîmée. La commande de douze est une attente, pas un stock physique supplémentaire.
Dans un autre exemple indépendant, vous commandez six articles noirs et recevez cinq noirs et un blanc. Le nombre physique total est bien de six. Il manque pourtant l'un des articles noirs commandés, tandis que la variante blanche doit être clarifiée. Inscrivez les deux lignes. La seule mention « six reçus » masque l'erreur de variante.
4. Rédigez une note compréhensible par une autre personne
Une note de réception utile comporte la référence de commande, la date, le code exact de l'article, l'unité, la quantité commandée, la quantité annoncée par le document et le résultat du comptage. Ajoutez l'état, le lieu de conservation des marchandises mises à part et la personne ou le rôle responsable selon vos règles de travail. Précisez aussi si un second comptage a été effectué et si d'autres colis sont encore attendus.
Les photos doivent expliquer l'écart concret : une vue des articles reçus concernés, une référence lisible et le dommage pertinent. Rattachez les images à la même note. Ne photographiez pas de clientes ou clients, de listes de rendez-vous ni de données personnelles sans rapport avec la livraison. Gardez les emballages d'origine et documents nécessaires tant qu'ils servent à l'évaluation et peuvent être conservés sans danger.
Formulez votre message de manière factuelle. Exemple inventé : « La commande EXEMPLE-01 prévoit douze pièces de l'article A. Le bon indique douze également. Après un second contrôle, nous avons dix pièces intactes et une pièce abîmée ; une pièce n'a pas été trouvée. L'article abîmé est conservé séparément. Vous trouverez le comptage, la référence et les photos en pièces jointes. Merci de confirmer la suite convenue pour la pièce manquante et la pièce endommagée. »
Vous demandez ainsi une réponse précise sans inventer une cause ou une issue. « Il manque deux pièces » serait faux dans cet exemple. « Le transporteur l'a cassé » dépasse la simple observation lorsque la cause n'est pas établie. Séparez les faits constatés, les incertitudes et la réponse souhaitée.
Pour une commande Prohaar, utilisez le contact Prohaar concernant votre commande ainsi que les informations reçues pour celle-ci. Ce guide ne crée aucun délai universel de réclamation, remboursement automatique ou remplacement garanti. Vérifiez les conditions applicables et les consignes précises de la situation.
5. Séparez reçu, présent, utilisable et encore attendu
Regrouper toutes les quantités dans un seul champ « stock » ne rend pas le suivi plus exact. Répondez séparément à quatre questions : combien a été reçu pour cette commande, combien se trouve physiquement sur place, combien est utilisable après contrôle et combien reste attendu ? Un article abîmé peut figurer dans les deux premières quantités tout en étant exclu de la quantité utilisable.
Revenons à la livraison fictive de dix bons articles et d'un article abîmé. Supposons que cinq bonnes pièces étaient déjà en réserve et qu'aucune vente ni consommation n'a eu lieu pendant le contrôle. Il y a maintenant seize pièces physiquement présentes : cinq anciennes plus onze nouvelles. Quinze sont utilisables ; une pièce abîmée est conservée à part. Le sort du douzième article manquant reste à clarifier.
Si votre suivi ajoute automatiquement les douze pièces commandées aux cinq existantes, il affiche dix-sept. Ce total ne correspond pas à l'observation. La correction nécessaire dépend du sens du champ : seize correspond au total physique, quinze à la quantité utilisable. Sans connaître la signification de chaque valeur, on ne peut donc pas conseiller de « retirer deux partout ».
Demandez à une personne qui connaît le suivi de déterminer où l'erreur est apparue : réception initiale, association de variante, mouvement entre emplacements ou statut distinct de disponibilité. Corriger la réception puis effectuer un deuxième ajustement général peut traiter deux fois le même manque. Vérifiez l'opération précédente et le résultat attendu avant de modifier quoi que ce soit.
L'explication générale des erreurs de stock à la réception et des confusions de variantes illustre la différence entre compter et enregistrer correctement. Votre suivi peut employer d'autres noms et proposer d'autres possibilités. Ce guide ne suppose aucune application particulière, liaison automatique ni entrepôt distinct de Prohaar.
6. Confiez la correction et le suivi à une seule personne
Attribuez à l'écart une référence reconnaissable et une personne responsable. Celle-ci réunit le comptage, conserve la réponse du fournisseur et vérifie si l'opération administrative a déjà été réalisée. Les collègues peuvent compléter les informations sans recommencer la même correction depuis un autre e-mail ou une consigne orale.
Avant de changer une quantité, notez sa valeur et sa signification. Enregistrez ensuite l'action, sa raison, la personne responsable et son résultat. Reliez-la au dossier existant. Ne supprimez pas l'observation d'origine pour présenter un document plus propre. Il faut pouvoir comprendre plus tard pourquoi douze pièces étaient commandées, onze physiquement reçues et dix initialement utilisables.
Une courte vérification après l'action est plus utile qu'un simple indicateur de réussite : la quantité utilisable correspond-elle aux biens contrôlés, l'article abîmé reste-t-il identifiable et la pièce manquante n'est-elle pas comptée à la fois comme reçue et encore en route ? Vérifiez aussi que plusieurs postes de travail n'ont pas appliqué la même correction alors qu'une seule réception commune était concernée.
Certains systèmes de stock proposent des contrôles contre les enregistrements en double, comme l'illustre la documentation sur le comptage et la correction des stocks. Ne présumez pas que votre propre méthode possède cette protection. Même avec une liste partagée, il doit être clair qui termine la ligne de suivi.
Si la pièce manquante arrive plus tard, enregistrez cette nouvelle réception sur la commande initiale et contrôlez à nouveau l'article. Dans notre exemple fictif, la quantité utilisable passe de quinze à seize, à condition qu'aucun autre mouvement n'ait eu lieu entre-temps. L'article abîmé ne devient pas utilisable parce que la pièce manquante est arrivée ; il reste une partie distincte du dossier.
7. Clôturez l'incident avant de modifier le plan d'achat
Un écart est résolu lorsque les marchandises réelles, les enregistrements concernés et la suite convenue concordent. Une réponse du fournisseur n'est pas toujours la fin de la démarche. Un remplacement annoncé peut encore être en route, un retour convenu peut rester à effectuer ou une correction peut nécessiter une vérification.
Gardez donc une courte ligne de suivi : qu'est-ce qui reste ouvert, qui agit et quand le point sera-t-il revu ? Utilisez une date réellement convenue ou un moment de contrôle choisi en interne. Ne le présentez pas comme un délai légal universel. Conservez la preuve d'une réception ultérieure ou d'un retour dans le même dossier.
Si le manque affecte des soins prévus, évaluez les fournitures disponibles et adaptées selon la procédure habituelle du salon. Un produit proche ou une mauvaise variante ne devient pas automatiquement un remplacement approprié. Ne modifiez pas un protocole d'utilisation pour masquer un écart de stock. Déterminez d'abord ce qui peut réellement être utilisé, puis établissez un plan réalisable.
Calculer la prochaine commande est une autre tâche. Le guide sur le point de commande selon la consommation et le délai de réapprovisionnement traite cette décision. Pour le rapprochement périodique du comptage et des commandes ouvertes, consultez la clôture mensuelle du suivi de stock. Résolvez d'abord l'écart de réception précis : augmenter la réserve d'achat ne répare pas un enregistrement erroné.
8. Questions sur les écarts de livraison au salon
Le bon de livraison prouve-t-il le nombre de pièces reçues ?
Il indique une quantité selon le document. Votre contrôle établit ce qui a été trouvé. Comparez les deux avec la même référence et la même unité, en laissant visible l'éventuel écart.
Deux articles inutilisables équivalent-ils à deux articles manquants ?
Non. Une pièce abîmée présente et une pièce manquante représentent deux unités non utilisables, mais un seul manque physique. Notez séparément l'état et la quantité absente.
Puis-je compter une autre couleur sous la référence commandée ?
Pas comme si la bonne variante était arrivée. Enregistrez la version réellement reçue et laissez son acceptation ou la suite à donner en attente de clarification. Sinon, le manque de la bonne variante disparaît dans un total.
Un article abîmé doit-il disparaître de tous les relevés ?
Non. Il peut rester physiquement présent tout en étant indisponible pour l'usage ou la vente. Gardez sa quantité, son emplacement et son statut traçables jusqu'à l'exécution de l'étape convenue.
Que faire si toute la commande a déjà été enregistrée ?
Vérifiez l'opération initiale et la signification des champs de stock. Une personne responsable effectue la correction appropriée puis compare le résultat au comptage. N'ajoutez pas automatiquement un deuxième ajustement pour le même écart.
Comment éviter de compter deux fois une livraison complémentaire ?
Rattachez-la à la commande initiale et à la quantité attendue. Vérifiez les réceptions déjà enregistrées, comptez les nouveaux produits et saisissez une seule réception réelle. Fermez ensuite la ligne ouverte concernée selon votre méthode de suivi.
9. Adoptez une courte séquence comprise par toute l'équipe
Suivez cet ordre : identifier la commande, compter la variante exacte dans la bonne unité, séparer les biens utilisables et ceux à clarifier, décrire l'écart, convenir de la suite, puis vérifier un enregistrement terminé. La personne suivante comprend ainsi ce qui s'est passé sans reconstituer l'histoire à partir de messages dispersés.
Lors de la prochaine livraison, posez une question pratique : « Une autre personne peut-elle lire dans cette note ce qui a été commandé, reçu, utilisable et encore en attente ? » Si oui, vous disposez d'une base claire pour organiser le salon et échanger à propos de la commande.